Organizzare attività da fare con gli amici (parte 2)

Ecco la seconda parte dell’articolo che ti spiega le tecniche per organizzare efficacemente attività da fare con i tuoi amici. Come ho detto anche nella prima parte dell’articolo, saper organizzare eventi è fondamentale per prendere il controllo della propria vita sociale.

Non limitarti a farti invitare dagli altri, ma diventa tu stesso il fulcro delle attività del tuo gruppo sociale. In questo modo, anche se non hai una personalità particolarmente divertente, sarai comunque coinvolto da tutti i tuoi amici anche quando non sei tu ad organizzare.

In questa seconda parte dell’articolo ti spiegherò alcuni utilissime tecniche che ti permettono di semplificare e rendere molto più efficace l’organizzazione delle attività da fare con i tuoi amici.

Cerca di avere un piano abbastanza definito in mente prima di proporlo ai tuoi amici

Questo non è un suggerimento da prendere sempre alla lettera, ma dipende dal tipo di amici che hai. Raramente è una buona idea quella di proporre qualcosa di molto vago del tipo “Dovremmo fare qualcosa assieme, primo a o poi…” oppure “Dovremmo vederci, è passato un sacco di tempo dall’ultima volta“. Questo genere di proposte non è la ricetta ideale per una organizzazione ben riuscita. Da un lato, stai dando a loro la responsabilità di organizzare qualcosa. Dall’altra, è facile per l’altra persona rispondere “Si, dovremmo proprio…” e poi non fare più assolutamente nulla.

Se suggerisci qualcosa di più concreto, fornisci uno spunto su cui interagire. Vogliono veramente partecipare o no. Vogliono veramente farlo quel giorno preciso o no. Se non riescono a liberarsi per un particolare giorno, ma hanno comunque voglia di uscire con te, hai già qualcosa su cui lavorare. Magari vi potete vedere per una pizza, ma di Mercoledì invece che Giovedì. O magari vi potete bere un caffè prima di andare all’aperitivo.

Prima di invitare qualcuno ad uscire, cerca di avere già qualcosa in mente, anche solamente una bozza. Dare subito alle persone delle alternative funziona alla grande, ma limitati a una o due. Troppe opzioni creano confusione e c’è il rischio di ricadere nel “Usciamo assieme qualche volta…

Dopo che la tua proposta è stata approvata, cerca di essere comunque pronto a rivederla

Se stai organizzando qualcosa con un grosso gruppo di persone e tutti approvano il tuo piano, ma si accordano sui dettagli tra di loro, allora l’organizzazione non è più esclusivamente in mano tua. Non essere troppo rigido nel farla rispettare. Sii flessibile e preparato a cambiare la data, il luogo o l’orario anche molte volte. Aspettati che le cose cambino all’ultimo minuto. A volte anche mentre siete in macchina per andare sul luogo dell’evento. Ovviamente ci sono occasioni in cui devi essere più rigido di altre, come quando la tua band preferita suona in città solo una volta all’anno e vuoi andare al concerto con i tuoi amici.

Un’altra cosa di cui rendersi conto è il fatto che finché non siete effettivamente sul posto, il piano può naufragare in qualsiasi momento. Magari non si concretizza perché tutti sono troppo occupati o gli impegni si accavallano. Oppure può essere cancellato all’ultimo minuto perché due delle quattro persone che dovevano partecipare non ce la fanno a liberarsi. Queste eventualità capitano spesso. Non puoi prevedere tutto.

Per gli eventi più importanti, non preoccuparti troppo se qualcuno non può venire

Se stai organizzando una festa o un ritrovo con tanti amici, dal momento che hai coinvolto un certo numero di persone, concretizzare l’evento è più importante della partecipazione di tutti gli invitati. La gente ha delle cose da fare nella vita e non è realistico pensare che possano essere tutti liberi in una certa data. Se cerchi di organizzare un’attività in modo tale che tutti possano partecipare, ciò che tende a succedere è che continui a cercare il momento giusto per tutti finché la gente si stanca e non vuole più saperne.

Non potrai mai essere sicuro di chi parteciperà e chi no finché non si presenterà all’evento. Circostanze impreviste potrebbero impedirgli di venire. A molta gente piace tenersi delle opzioni disponibili. Se inviti qualcuno ad un evento a una settimana da adesso, potrebbe dirti di si, ma poi ricevere un’offerta migliore e tirarti buca all’ultimo minuto. Magari non ha mai voluto partecipare al tuo evento, ma piuttosto che ammetterlo, preferisce dirti che riuscirà probabilmente a venire, ma poi dirti all’ultimo minuto che proprio non ce la fa. Se inviti cinque persone e solo tre si presentano, è comunque un buon risultato.

Se nessuno può venire, provaci ancora

A volte capita che anche la persona più carismatica del gruppo propone un’idea, ma non riceve consensi da nessuno. A volte sono tutti impegnati, magari perché, per qualche strana coincidenza astrale, nessuno ha voglia di uscire quella sera. Se il tuo piano non va in porto, non ti abbattere e prova con qualcos’altro.

Stai al passo coi tempi

Due cose:

  1. Procurati un cellulare se non ce l’hai già. Quando non ne hai uno, ciò che può accadere è che l’organizzazione cambi all’ultimo minuto e nessuno è in grado di avvertirti. E così eccoti lì, ad aspettare che i tuoi amici si presentino senza sapere se faranno ritardo o se ne sono andati da qualche altra parte. L’aspetto negativo dei cellulari è il fatto che la gente si impegna di meno a partecipare agli eventi. Sono consapevoli che in ogni momento possono contattarti e si sentono autorizzati a farti sapere che faranno un’ora di ritardo, magari chiamandoti dieci minuti prima che vi dovevate vedere.
  2. Secondo, crea un profilo sui principali social network a cui sono iscritte le persone che vuoi frequentare. Per qualcuno, essere in grado di mandare inviti di gruppo tramite Facebook è molto più comodo che parlare ad ognuno singolarmente. Puoi semplicemente scrivere i dettagli, selezionare i destinatari e premere “Invio” per creare un evento. Anche le altre persone possono partecipare alla discussione per confermare la loro partecipazione e scrivere commenti o suggerimenti. Cerca di stare con gli occhi aperti dal momento che anche i tuoi amici potrebbero creare degli eventi a cui potresti partecipare.

Proponi subito il prossimo incontro

Se vuoi uscire con i tuoi colleghi di lavoro al di fuori dell’ufficio più spesso, non puoi fermarti dopo la prima serata. Prendere il controllo e organizzare le prossime uscite è la strada giusta da seguire. Un’altra cosa che puoi fare è mettere la pulce nell’orecchio di qualcun altro. Subito dopo essere usciti la prima volta potresti dire “È stato divertente. Dovremmo farlo di nuovo”. Nei giorni o nelle settimane seguenti, potresti anche ricordare agli altri che ti piacerebbe uscire di nuovo. Quando arriva il momento giusto, cerca di organizzare un’altra uscita assieme. O magari qualcun altro prenderà l’iniziativa questa volta. Se ciò non dovesse succedere, sentiti libero di fare tu il primo passo.

Puoi anche cercare di organizzare delle uscite regolari, come andare a prendere un caffè con i tuoi amici ogni Mercoledì o andare a cena assieme una volta al mese. È una gran cosa quando riesci ad organizzare questo genere di attività. È però richiesto un po’ di sforzo per mantenerle vive. Specialmente quando la gente è impegnata, può essere necessario un po’ di impegno per riunire tutti quanti ogni volta. A volte dovrai cancellare o spostare qualche uscita per cercare di accontentare la maggior parte delle persone.

Più persone possono avere ruoli diversi per organizzare le attività

La maggior parte di questo articolo riguarda l’organizzazione di un’attività da solo. Più o meno chiunque ha dovuto fare questo genere di cose almeno una volta nella vita. È anche vero che in gruppi sociali più grandi, più persone possono contribuire ad organizzare lo stesso evento con ruoli diversi.

Alcune persone sono molto brave a suggerire l’idea iniziale. Se dicono al gruppo qualcosa come “Andiamo a cena assieme una di queste sere“, tutti saranno pronti a partecipare. Se qualcun altro suggerisce la stessa cosa, magari l’idea non si concretizza così facilmente. I “propositori” sono di solito le persone con maggiore leadership del gruppo.

Altre persone sono capaci di prendere l’idea suggerita da qualcun altro e coinvolgere tantissime persone. Magari perché hanno un gran numero di amici. Spesso hanno un atteggiamento del tipo “più siamo meglio è“. Sono quelle persone che ti scrivono per dirti “Alcuni di noi vanno al parco questa Domenica. Dovresti venire anche tu“. La persona che ha proposto l’idea all’inizio potrebbe non aver coinvolto molta gente in prima persona, ma spera che i suoi amici “connettori” spargano la voce il più possibile.

Alcune persone, i cosiddetti “valorizzatori“, sono bravissime ad aggiungere dettagli al piano per renderlo migliore. Sono quelle che dicono “Perché non ci troviamo da me prima? Ho il frigo pieno di birra!“.

C’è poi chi rende effettivamente possibile la cosa e si impegna per informarsi su tutti i dettagli necessari alla buona riuscita dell’evento. Gli “organizzatori” sono il punto di riferimento quando si tratta della realizzazione pratica dell’evento.

Firma Marco Lombardo

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.5/5 (2 votes cast)
Organizzare attività da fare con gli amici (parte 2), 4.5 out of 5 based on 2 ratings

3 Replies to “Organizzare attività da fare con gli amici (parte 2)”

  1. Circa due settimane fa mi è capitato di organizzare una rimpatriata in occasione di un evento particolare che si svolge una volta l’anno in città, tutti sembravano più o meno d’accordo a venire, ma circa una settimana prima dell’evento mi hanno avvisato che nessuno doveva venire a parte una persona, è possibile che io abbia sbagliato qualcosa o sono semplicemente sfortunato? devo ammettere che è già la seconda volta che mi capita questo anche se a distanza di molto tempo, e ciò non mi rende per niente felice…

    • Capisco il tuo disappunto e ti confermo che ogni tanto capita anche agli organizzatori più esperti di ricevere disdette dell’ultimo minuto. Il modo più efficace con cui sono riuscito a ridurre drasticamente questo fenomeno è il seguente:
      cerco di coinvolgere nell’organizzazione dell’evento anche altri invitati. Questa tecnica funziona perché quando impieghi tempo ed energie per fare qualcosa è più difficile poi tirarsi indietro.
      In ogni caso comunque non perderti d’animo. Non è detto che tutti abbiano il tuo stesso entusiasmo nel fare le cose che a te piacciono. Organizzare eventi è un’arte ed assolutamente normale che qualcosa non vada per il verso giusto ogni tanto.

      • già ma quando capita due volte con lo stesso gruppo di persone (anche se a distanza di quasi un anno) ci rimani male, soprattutto se tieni davvero a quelle persone e non le vedi da molto… ma forse sono io che mi faccio troppe pippe mentali pensando che vogliano evitarmi (anche perchè come ho detto, non li vedo da molto), alla fine chi mi ha avvisato è stato anche gentile!

Rispondi